12 советов по Microsoft Word по повышению производительности »WebNots

Word является частью пакета Microsoft Office и является одним из самых популярных инструментов для обработки текста. Миллионы предприятий и отдельных пользователей зависят от возможностей этого мощного инструмента. Люди ежедневно создают, начиная с предложений, отчетов и почти любого другого документа. Word имеет множество функций, которые делают подготовку и форматирование любого текстового файла или документов быстрее и проще. Однако, несмотря на его популярность и тот факт, что большинство пользователей компьютеров владеют Word, лишь немногие знают, как использовать эту мощную программу в полную силу. Ниже приведены несколько советов, которые помогут вам сэкономить время и повысить производительность при использовании Microsoft Word.

12 советов по Microsoft Word для повышения производительности

  1. Автоматическое восстановление и автосохранение
  2. Восстановить несохраненные документы
  3. Настроить параметры вставки
  4. Использовать содержимое из буфера обмена
  5. Быстрое применение стилей с помощью Format Painter
  6. Поддержание согласованности форматирования
  7. Добавить оглавление
  8. Перемещение блоков содержимого с помощью панели навигации
  9. Вставьте быстрые скриншоты
  10. Добавление разделителей
  11. Вставить кавычки
  12. Используйте быстрые клавиши

1. Автоматическое восстановление и автосохранение документов.

Одно из самых больших разочарований для пользователей Word — потеря всей своей работы в случае неожиданного сбоя системы или программы. По этой причине важно сохранить документ после внесения нескольких изменений. Однако вы можете использовать некоторые функции Word, чтобы избежать ситуации, когда вам, возможно, придется повторить то, что вы уже сделали.

  • Используйте сочетания клавиш «Ctrl + S», чтобы сохранить документ впервые или изменения в документах.
  • Вы также можете установить «Автосохранение», чтобы включить автоматическое сохранение документа через несколько минут. Перейдите в «Файл» и выберите «Параметры» внизу списка на левой панели.
  • В появившемся всплывающем окне слева нажмите «Сохранить», а справа перейдите в раздел «Сохранить документы».
  • Установите флажки «Сохранить автовосстановление…» и «Сохранить последнее…», а затем укажите, через какое время Word должен автоматически сохранять документы (от 1 до 10 минут), щелкнув стрелку вверх или вниз. Нажмите «ОК» в нижней части окна.
Установить параметры автосохранения в Word
Установить параметры автосохранения в Word

2. Восстановить несохраненные документы

  • Вы также можете восстановить несохраненные документы, перейдя через меню «Файл> Информация».
  • В разделе «Управление версиями» нажмите «Восстановить несохраненные…».
Восстановить несохраненный документ
Восстановить несохраненный документ
  • Откроется список несохраненных файлов. Дважды щелкните файл, чтобы открыть.
Вариант несохраненных файлов
Вариант несохраненных файлов
  • Нажмите «Сохранить как», чтобы открыть и сохранить копию файла.
Сохранить как документ
Сохранить как документ

3. Настройте параметр вставки

Комбинация копирования и вставки очень полезна, когда вы работаете с документом Word, но иногда это может быть сложно, особенно когда вы вставляете предварительно заданный формат. Вы можете избежать разочарования:

  • Нажмите «Ctrl + Alt + V» и выберите «Неформатированный текст», чтобы автоматически объединить добавленный текст с форматом вашего документа, затем нажмите «ОК».
Параметры вставки
Параметры вставки
  • Вы также можете настроить параметры вставки. Для этого перейдите в «Файл», выберите «Параметры» и нажмите «Дополнительно».
  • Прокрутите вниз до раздела «Вырезать, скопировать и вставить», настройте параметры вставки по своему усмотрению и нажмите «ОК».
Настроить Вставить
Настроить Вставить

4. Использование буфера обмена Word

Если вы копируете различные блоки текста или изображений, вы можете повысить производительность, сохраняя различные копии в буфере обмена.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

  • Чтобы добавить текст или объект в буфер обмена, выберите этот элемент и дважды нажмите «Ctrl + C».
  • Разверните буфер обмена на вкладке «Главная», чтобы увидеть скопированные элементы.
  • Щелкните стрелку на элементе и нажмите «Вставить». Параметр «Удалить» удаляет элемент из буфера обмена.
Документы из буфера обмена
Документы из буфера обмена

5. Поддерживайте согласованность формата с помощью текстовых стилей.

Используйте встроенные стили текста Word, чтобы структурировать и создать единый документ. Выберите тему и настройте макет для своего документа, чтобы его можно было легко читать по всему документу.

Если вы хотите стилизовать определенную часть документа, выделите текст и выберите один из стилей текста на ленте «Стили» в меню «Главная». Применяя правильное форматирование к своим документам, вы можете легко преобразовать документы Word в красивые электронные книги в формате PDF.

Стили текста в Word
Стили текста в Word

6. Быстрое применение стилей

Вы, наверное, знаете, как применять форматирование одного сегмента к другому с помощью «Format Painter».

Форматировать по образцу в Word
Форматировать по образцу в Word

Однако вам не нужно каждый раз нажимать «Формат по образцу», чтобы применить выбранный стиль к нескольким частям документа.

  • Выделите текстовую часть и дважды щелкните опцию «Формат по образцу» в меню «Главная».
  • Теперь выберите разные части текста в разных местах документа, чтобы применить стиль.
  • Нажмите escape, чтобы выйти из средства рисования форматов.

7. Используйте содержание

Создайте документ с соответствующими заголовками. Заголовки упрощают навигацию (вид структуры) и помогают при создании автоматического оглавления на вкладке «Ссылки».

Таблица содержания в Word
Таблица содержания в Word

Если у вас много заголовков, просто перейдите на вкладку «Ссылки» и вставьте оглавление в свой документ. Это поможет вашему читателю быстро понять резюме.

8. Панель навигации для перемещения блоков содержимого.

Создание очень большого документа — проблема. Особенно, когда вы хотите реструктурировать документ, вам не нужно вырезать и вставлять документы. Панель навигации помогает легко перетаскивать блоки содержимого. Вы можете включить панель навигации в меню «Просмотр». На Mac вы можете включить панель в «Вид»> «Боковая панель»> «Панель карты документа».

Панель карты документа в Mac Word
Панель карты документа в Mac Word

Вы можете изменить настройки панели, чтобы просмотреть документ постранично в виде миниатюр или в виде карты документа.

9. Быстро вставляйте скриншоты.

Скриншоты помогают показать на одной картинке именно то, что вы объясняете сотнями слов. Чтобы вставить снимок экрана в Word, перейдите в меню «Вставить> Снимок экрана». Вы можете либо вставить полный снимок экрана любого открытого приложения, либо сделать снимок только необходимой части окна, используя параметр «Вырезание экрана».

После вставки изображений используйте «Инструменты для изображений», чтобы добавить границы, выбирая разные макеты для своего скриншота.

10. Добавление разделителя

Знаете ли вы, что введите три точки и нажатие клавиши ввода создаст разделительную линию во всю ширину в документе Word?

Попробуйте использовать разные ключи, такие как точка и звездочка, чтобы создать разные типы разделителей. Узнайте больше о том, как быстро добавлять и удалять разделители в документах Word.

11. Вставьте кавычки

Наличие тысяч слов без изображения или таблицы в документе заставляет людей скучать. Не волнуйтесь !!! У вас есть возможность вставлять красочные цитаты, чтобы читатель не отвлекался от ваших документов. Перейдите на вкладку «Вставка» и выберите «Текстовое поле». Вы можете выбрать предварительно определенный стиль цитаты из раскрывающегося текстового поля или создать текстовое поле по умолчанию и отформатировать его в другом стиле.

Вставить цитату по запросу в Word
Вставить цитату по запросу в Word

12. Основные сочетания клавиш

Сочетания клавиш действительно могут сэкономить ваше время при работе с документом Word. Вот некоторые из малоиспользуемых ярлыков, которые экономят ваше время и энергию.

  • «Shift + F5» — для перехода к разделам, где вы работали с документом в последний раз.
  • «Ctrl», а затем нажмите в любом месте предложения — быстро выберите все предложение.
  • «Shift + F3» — переключить регистр заглавных букв в выделении.
  • «Ctrl + Пробел» — для удаления форматирования выделенного текста.
  • «Ctrl + F» — чтобы найти слово или фразу в документе.
  • Вы можете использовать «Найти и заменить» вместе, чтобы заменить слово (слова) в документе.
Найти и заменить в Word
Найти и заменить в Word

Вывод

Microsoft Word — стандартный золотой инструмент для создания любого типа документов. Он имеет множество функций, которые позволяют легко редактировать и форматировать текст, изображения и другие иллюстрации в соответствии с нашими требованиями. Тем не менее, обладая необходимыми знаниями, вы можете использовать различные функции Word, чтобы повысить эффективность и согласованность повседневных задач. Выше приведены лишь некоторые советы по повышению производительности труда с помощью MS Word, но вы можете сделать гораздо больше, чтобы сэкономить время и получить нужные результаты.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.