13 советов по повышению производительности в Microsoft Outlook »WebNots

Многие из нас ежедневно используют Outlook для отправки и получения электронных писем. Таким образом, повышение производительности и эффективности работы с Microsoft Outlook поможет сэкономить много времени, которое вы сможете использовать для другой работы. В этой статье мы дадим несколько полезных советов по повышению производительности в Microsoft Outlook.

13 советов по повышению производительности в Microsoft Outlook

  1. 1. Организуйте электронные письма по папкам.
  2. 2. Используйте шаблоны электронной почты
  3. 3. Поместите основные электронные письма на рабочий стол
  4. 4. Запланировать доставку электронной почты
  5. 5. Показывать сообщения электронной почты как беседы
  6. 6. Блокируйте нежелательные электронные письма
  7. 7. Используйте стикеры.
  8. 8. Используйте уведомления на рабочем столе только для важных писем.
  9. 9. Папка установки для электронных писем CC.
  10. 10. Используйте функцию очистки
  11. 11. Автоматическая сортировка писем
  12. 12. Используйте быстрые части, чтобы отправлять общие ответы
  13. 13. Используйте быстрые шаги для выполнения определенных действий

1. Организуйте электронные письма по папкам.

В любой повседневной офисной деятельности вам необходимо оптимизировать управление электронной почтой и ее работу. Однако, если у вас уже есть переполненный почтовый ящик с тысячами писем, это может быть непростой задачей. Никто не хочет тратить часы на поиск важных писем, которые вы получили несколько месяцев назад, спрятанных среди тысяч других писем.

Хорошо управляемая система папок упростит вам работу. Вы можете создавать папки и перетаскивать электронные письма в нужные папки. Это может занять много времени, но вы можете тратить на это пятнадцать минут в день. За неделю вы можете организовать или удалить сотни писем, которые больше не нужны.

Создать папку для писем в Outlook
Создать папку для писем в Outlook

2. Используйте шаблоны электронной почты

Некоторые работы требуют, чтобы вы часто составляли сообщения одного и того же типа. Вы будете более продуктивны, если создадите для этого шаблон и будете использовать его снова и снова. После ввода нового сообщения электронной почты просто сохраните его как шаблон, выбрав «Файл> Сохранить как> Шаблон Outlook». Когда бы вы ни захотели, перейдите в «Главная> Новые элементы> Выбрать форму» и выберите шаблон в папке пользовательских шаблонов.

Выберите шаблон для создания электронной почты
Выберите шаблон для создания электронной почты

Дополнительное чтение: Вставьте 600+ символов в Windows с помощью клавиши alt.

3. Поместите основные электронные письма, заметки и события календаря на рабочий стол.

Outlook позволяет настраивать напоминания, отмечать и классифицировать электронные письма для определения приоритетности задач. Однако большинство этих функций работают только при открытии приложения Outlook. Допустим, вы получили срочное задание в пятницу вечером и хотите получить уведомление в понедельник утром. Самый простой и эффективный способ — поместить письмо на рабочий стол. Просто перетащите электронные письма, заметки и записи календаря на рабочий стол Windows. Дважды щелкните по ним, и Outlook откроется автоматически.

4. Запланировать доставку электронной почты

Иногда вы хотите составить электронное письмо, но хотите отправить его позже. После того, как вы завершили подготовку сообщения электронной почты, щелкните маленькую стрелку в группе «Теги». Вы можете установить время в текстовом поле «Не доставлять раньше» в разделе «Параметры доставки». Выберите дату и время, когда вы хотите, чтобы электронное письмо было отправлено.

Задержка доставки электронной почты
Задержка доставки электронной почты

Узнайте, как запланировать электронную почту в Gmail.

5. Показывать сообщения электронной почты как беседы

Есть много разных способов просматривать электронные письма в Outlook. Однако просмотр писем в последовательном разговоре поможет вам быстро понять предыдущее общение.

Это также сделает ваши сообщения электронной почты похожими на платформы обмена мгновенными сообщениями, которые намного легче читать и понимать. Вы можете расположить электронные письма в диалоговом режиме, перейдя на вкладку «Просмотр» и установив флажок «Показывать как беседы» в группе «Сообщения».

6. Блокируйте нежелательные электронные письма

Каждый день вы можете получать дюжину или больше нежелательных писем из разных источников. Чтобы заблокировать нежелательные электронные письма, выберите их и нажмите «Главная> Нежелательная почта». В раскрывающемся списке выберите «Заблокировать отправителя», чтобы заблокировать все электронные письма от выбранных отправителей.

Заблокировать отправителя
Заблокировать отправителя

Если вы не можете заранее определить отправителя нежелательной почты, просто перетащите нежелательное письмо в папку нежелательной почты после получения. Outlook автоматически отправит все дальнейшие электронные письма от отправителя в спам.

Дополнительное чтение: Более 1000 сочетаний клавиш emoji для Windows.

7. Используйте стикеры.

Хранение напоминаний или важных писем на рабочем столе сделает ваш рабочий стол беспорядочным. В таких ситуациях легко использовать стикеры для быстрых напоминаний. Создайте новую заметку, нажав клавиши «Control + Shift + N» на клавиатуре. Вы можете перетащить заметку в любое место на экране. Это полезно, если вы хотите выполнять несколько задач каждый день, потому что вводить обычные задачи в свой календарь на самом деле довольно неэффективно.

8. Используйте уведомления на рабочем столе только для важных писем.

Получение уведомлений о каждом входящем электронном письме ужасно отвлекало бы. Ограничьте уведомления только для важных писем. В параметрах почты вы можете создать новое правило для отображения предупреждений только для определенных отправителей.

9. Папка установки для электронных писем CC.

Такое случается довольно часто, ваш адрес электронной почты добавляется в поле CC кажущейся бесконечной цепочки писем. В результате ваш почтовый ящик будет быстро загружен, что сделает его раздутым и менее управляемым. Хорошая практика — перенаправлять эти электронные письма в специальную папку CC.

  • Перейдите в раздел «Главная страница> Правила» и нажмите «Управление правилами и предупреждениями».
  • Во всплывающем окне нажмите «Новое правило…».
  • Во всплывающем окне «Мастер правил» выберите условие «Где мое имя не указано в поле« Кому »».
  • Щелкните ссылку «Указано» в «Шаге 2» и выберите папку.
  • Сохраните изменения, чтобы отправить все электронные письма CC в выбранную папку.
Отправить электронные письма CC в определенную папку
Отправить электронные письма CC в определенную папку

Вы также можете создать правило для электронной почты, в которой вы находитесь, от определенного отправителя для отправки в определенную папку.

10. Используйте функцию очистки

Многие люди работают на рабочих местах с интенсивным использованием электронной почты. Ежемесячно приходят тысячи писем. Поиск среди этого огромного количества электронных писем будет трудоемким и непродуктивным. Вы можете Всего за несколько щелчков мышью можно уменьшить количество электронной почты, которой вам нужно управлять каждый день.

  • Перейдите в меню «Файл» и нажмите кнопку «Инструменты очистки».
  • Во всплывающем окне «Очистка почтового ящика» вы можете найти старые и большие файлы для очистки.
  • Вы также можете настроить автоматическое архивирование и очистить папку удаленных элементов, чтобы исправить проблемы с медленной загрузкой Outlook.
Очистка почтового ящика Outlook
Очистка почтового ящика Outlook

Связанный: Советы по PowerPoint для повышения вашей производительности.

11. Автоматическая сортировка писем

Есть разные типы электронных писем, которые вы можете получать каждый день, например, уведомления, созданные компьютером, электронные письма от клиентов, электронные письма от менеджеров и забавные электронные письма от коллег. Вы можете использовать правила Outlook для сортировки писем.

  • Перейдите на вкладку «Файл» и нажмите кнопку «Управление предупреждениями и правилами».
  • Во всплывающем окне «Правила и предупреждения» выберите «Новое правило…»
  • Вы и выбираете сообщения от отправителя для отправки в определенную папку. Это полезно для классификации электронных писем, созданных компьютером, и писем от менеджеров или клиентов.
  • Также можно выбрать сообщение, содержащее определенные слова в теме, чтобы классифицировать электронные письма от отправителей, которые отправляют как рабочие, так и развлекательные электронные письма.
  • Выберите действие для каждого критерия, например отправку этих писем в соответствующую папку.
Сортировка электронной почты с правилами
Сортировка электронной почты с правилами

Вы также можете отправлять электронные письма из общедоступных групп, которые не хотите читать, в папку «Удаленные». Вы можете каждый день быстро проверять электронные письма в папке «Удаленные» и удалять их навсегда.

12. Используйте быстрые части, чтобы отправлять общие ответы

Маркетологи и сотрудники службы поддержки клиентов могут постоянно получать одни и те же вопросы. С Quick Parts вам не нужно набирать один и тот же ответ снова и снова.

  • Выделите текст в электронном письме, которое вы хотите использовать в качестве общего ответа, и перейдите в «Вставить»> «Быстрые части».
  • Выберите «Сохранить выделение в галерее быстрых деталей».
  • Введите имя новой быстрой части и нажмите OK.
  • Если вы хотите ответить, откройте ответное письмо и перейдите в «Вставка»> «Быстрые части».
  • Выберите подходящую быструю деталь. Предварительно написанный текст должен появиться в теле письма, отредактируйте его, если хотите, перед отправкой.
Использование быстрых частей в Outlook
Использование быстрых частей в Outlook

Узнайте, как использовать быстрые части в документах Microsoft Word.

13. Используйте быстрые шаги для выполнения определенных действий

Quick Steps — это универсальная функция, потому что вы можете выполнять длинную цепочку действий в зависимости от триггеров. Например, каждый раз, когда вы получаете счет от поставщика, вы можете переслать его в бухгалтерский отдел и проверить его через несколько дней. Quick Steps может сделать это автоматически.

  • Перейдите в «Домой» и отметьте группу «Быстрые действия». Вы можете найти некоторые действия по умолчанию в Outlook, такие как отправка «Групповое электронное письмо» и «Менеджеру».
  • Щелкните маленькую стрелку вниз, чтобы открыть всплывающее окно «Управление быстрыми действиями».
  • Вы можете создать собственные быстрые действия, нажав кнопку «Создать» и выбрав вариант «Пользовательский».
  • Введите название быстрых шагов и выберите действие, например «Вперед».
  • Вы можете добавить несколько действий в каждое быстрое действие, например «Создать задачу с вложением».
  • Когда вы закончите, нажмите кнопку «Готово».
  • После просмотра всех входящих писем перейдите в «Домой> Быстрые действия» и выполните соответствующее быстрое действие.
  • Будьте изобретательны с Quick Steps, вы можете ускорить выполнение повторяющихся задач по управлению электронной почтой.
Управление быстрыми действиями в Outlook
Управление быстрыми действиями в Outlook

Вывод

Выполнение повторяющихся задач в Outlook убьет вашу производительность. Мы надеемся, что некоторые из упомянутых выше советов действительно помогут вам сэкономить ваше рабочее время.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.