Используйте встроенную функцию очистки в Outlook Online для удаления нежелательных писем

В Outlook есть полезные инструменты, встроенные в почтовый клиент, такие как Clutter, Conversation Clean Up и Focused Inbox, чтобы помочь сохранить вашу почту в чистоте. Outlook Online включает функцию Sweep, инструмент, используемый для удаления или перемещения электронных писем с использованием простых правил. Вот как это работает.

Sweep – это инструмент, который позволяет устанавливать правила, по которым следует отправлять электронные письма от определенных отправителей. Правила очистки запускаются каждые 24 часа, и вы можете создавать правила в любой папке, а не только в папке «Входящие».

Инструмент Sweep доступен на панели инструментов в верхней части Outlook Online, Оно появится, когда вы выберете любое электронное письмо из папки, в которой вы находитесь (кроме сообщений от себя и Microsoft, сообщающих, что Clutter переместил некоторые сообщения).

Sweep – это движущийся инструмент, который означает, что у вас есть опции для перемещения писем и возможность выбора папки, в которую они будут перемещены.

По умолчанию Sweep перемещает все электронные письма из выбранного отправителя в папку «Удаленные», поэтому, хотя Sweep является инструментом перемещения, его также можно использовать для удаления электронной почты.

Вы можете изменить «Переместить в» из «Удаленных» в любую понравившуюся вам папку, включая «Входящие». Это означает, что Sweep предназначен не только для очистки вашего почтового ящика.

Например, если вы решили начать категоризацию своих электронных писем, вы можете использовать Sweep, чтобы быстро переместить все электронные письма от определенного отправителя в вашей папке Archive в папку обработки и сразу применить к ним категорию. Это было бы намного быстрее, чем поиск писем вручную.

Второй вариант – «Переместить все сообщения из папки и любые будущие сообщения» – также будет перемещать все электронные письма от выбранного отправителя, но он также будет перемещать все будущие сообщения от этого отправителя.

Как и в случае с первым вариантом, второй вариант имеет больше возможностей, чем может показаться на первый взгляд. Эта опция будет работать в любой папке, так что вы можете использовать ее для автоматизации вашей системы хранения. Допустим, вы тот человек, у которого есть файловая система для электронной почты. Каждый раз, когда вы обращались с электронным письмом, вам приходилось вручную перемещать его в нужную папку. Но с Sweep вы можете автоматизировать это.

Установите правило Sweep в вашей папке Archive, чтобы переместить каждое письмо от определенного отправителя в нужную папку. Затем, когда вы обработали письмо в своем почтовом ящике, перейдите в архив и дайте правилу очистки отправить его оттуда в нужную папку.

Третий вариант – «Всегда сохранять последнее сообщение и перемещать остальное из папки» – это динамическая версия инструмента очистки разговора в клиенте Outlook. Этот инструмент запускается вручную, когда вы указываете его, и это отличный инструмент, который мы рекомендуем использовать, но версия Sweep будет работать автоматически.

Для сообщений от людей этот параметр может быть неприменим, потому что люди могут отправлять вам электронные письма о разных вещах. Но он идеально подходит для напоминаний по электронной почте от таких вещей, как система расписаний или регулярные сообщения с предупреждениями.

Последний вариант – «Всегда перемещать сообщения старше 10 дней из папки» – отлично подходит для тех, кто завален электронной почтой, которая накапливается в папке «Входящие», как ил на дне реки.

Существует множество электронных писем, которые, если вы не решите их в течение недели или около того, вообще не будут обрабатываться. Поэтому, почему бы не удалить их из папки «Входящие» автоматически?

Если это не подходит вам, этот вариант все еще полезен для работы с электронными письмами, которые содержат информацию, которая ограничена во времени. Получаете ли вы электронные письма о местных событиях на предстоящей неделе? Этот вариант идеально подходит для очистки. Если у вас есть возможность прочитать их, тогда отлично, вы можете справиться с ними самостоятельно. Если вы этого не сделаете, пусть Sweep разберется с ними для вас.

Их не нужно удалять, так как вы можете отправить их в любую папку, которую хотите, так что ваучеры могут быть удалены, но электронные письма местного астрономического общества о событиях, происходящих в небе на этой неделе, могут быть заархивированы.

Чтобы просмотреть все свои правила очистки и, если хотите, удалить их, нажмите «Настройки»> «Просмотреть все настройки Outlook».

Откройте Email> Sweep.

Вы сможете увидеть все созданные вами правила очистки и удалить их.

В целом, Sweep – удивительно мощный движущийся инструмент. Вы можете использовать его для очистки папки «Входящие» или в качестве простого инструмента рабочего процесса для маршрутизации почты из папки в папку. Мы считаем, что это отличное дополнение к арсеналу Outlook, которое помогает вам контролировать свою электронную почту.