Как автоматически перемещать электронные письма в определенную папку в Gmail? – Веб-ноты

Поддержание порядка в учетной записи Gmail может быть утомительным, даже несмотря на то, что Gmail предлагает несколько способов организации вашей электронной почты на основе разных критериев. Иногда вы сталкивались с тем, что определенные электронные письма попадали в папки, в которых они не должны были находиться, и вы теряли важные обновления. Затем вы попытались вручную переместить их (один за другим) из одной папки в другую, и это кажется напряженным или сложным. Если эта ситуация кажется вам знакомой, вы будете искать автоматизированный способ добиться этого. Тогда вот решение для автоматической отправки писем в определенную папку в Gmail. Если вы также используете Outlook, ознакомьтесь с нашей статьей о том, как получать электронные письма в определенную папку в Outlook.

Автоматически перемещать электронные письма в определенную папку в Gmail

Прежде чем продолжить, вы должны понять два термина в Gmail — фильтр и ярлык. В отличие от других почтовых служб, таких как Outlook, Gmail называет имена папок ярлыками, а правила — фильтрами. Весь процесс заключается в создании фильтра, который будет указывать электронные письма (на основе информации об отправителе или теме), которые вы хотели бы получать в определенную папку. Это может быть пользовательская папка или одна из уже существующих папок Gmail. Следуйте этому руководству, чтобы сделать это в своей учетной записи:

Создание фильтров электронной почты в Gmail

Фильтры создают правила для организации ваших существующих или будущих электронных писем. Войдите в свою учетную запись Gmailа на домашней панели управления переместите курсор в правый верхний угол и щелкните значок «Шестеренка» с заголовком «Настройки», когда вы наводите на него курсор.

Поиск и нажатие значка настроек Gmail
Поиск и нажатие значка настроек Gmail

Появится меню боковой панели «Быстрые настройки», затем нажмите кнопку панели «Просмотреть все настройки». На появившейся панели инструментов щелкните вкладку меню «Фильтры и заблокированные адреса» вверху.

Панель настроек учетной записи Gmail
Панель настроек учетной записи Gmail

Коснитесь текстовой ссылки «Создать новый фильтр» и панели управления, чтобы заполнить сведения о фильтре или всплывающие окна с критериями. Вот описание следующих параметров, которые следует учитывать в фильтре;

Создайте новый фильтр в Gmail
Создайте новый фильтр в Gmail
  • От: введите отправителей электронной почты и разделите их запятой, если их несколько.
  • К: введите адрес электронной почты своей учетной записи в качестве получателя здесь.
  • Тема: определенные слова, которые вы можете запомнить, которые приходят с почтой отправителя.
  • Включает в себя слова: укажите точные ключевые слова, которые должны быть в строке темы.
  • Не имеет: определите слова, которых не должно быть в строке темы.
  • Размер: объем почты для сортировки больше или меньше определенной единицы в МБ.
  • Есть вложение/Не включать чаты: отметить и проверить, должна ли почта приходить с этими предметами или нет.

После того, как вы введете эти данные, нажмите кнопку «Поиск», чтобы проверить, существуют ли такие критерии в вашей почте, прежде чем нажимать кнопку «Создать фильтр».

Настройте фильтр на основе отправителя или темы и переместите письма

Чаще всего используются критерии фильтрации отправителя или строки темы, и это наш пример. Введите адреса электронной почты ваших любимых отправителей или их обычные строки темы (если вы помните это), как показано в нашем примере здесь.

Ввод сведений о фильтре в Gmail
Ввод сведений о фильтре в Gmail

Нажмите кнопку «Создать фильтр», и появится панель инструментов с множеством опций, сопровождающих ваш фильтр. Просто отметьте вариант с заголовком «Применить метку:» и щелкните раскрывающееся меню «Выбрать метку…».

Выберите существующую пользовательскую папку Gmail или создайте новую, щелкнув меню параметров «Новая метка…». Введите метку или имя папки и выберите, хотите ли вы, чтобы она находилась под другой или была автономной. Нажмите кнопку «Создать» и продолжайте дальше.

Создайте новую метку или папку фильтра Gmail
Создайте новую метку или папку фильтра Gmail

С определенной настраиваемой папкой в ​​​​качестве места, куда вы хотите отправлять те электронные письма, которые точно соответствуют вашему фильтру, вы можете выбрать «Также применять фильтр к (нет) подходящим разговорам» для выхода из электронных писем и оставить другие критерии.

Укажите ярлык и, наконец, создайте фильтр Gmail
Укажите ярлык и, наконец, создайте фильтр Gmail

Нажмите кнопку «Создать фильтр», и появится сообщение об успешном завершении фильтра. Проверьте новый ярлык, и вы увидите, что уже существующие электронные письма от вашего отправителя (с темой) находятся там, и все входящие письма будут попадать туда автоматически.

Заворачивать

Как видите, очень просто создать папку и упорядочить свои электронные письма, чтобы они автоматически попадали в папку. Вы можете изучить различные другие фильтры, доступные в Gmail, чтобы использовать их. Это поможет хранить важные электронные письма от вашего менеджера или клиента в определенной папке, и вы сможете быстро находить новые электронные письма, непосредственно просматривая папку. Вы можете использовать параметр «Классифицировать как…» во время настройки фильтра, если вы хотите использовать папки по умолчанию (основные, социальные сети, обновления, форумы и рекламные акции) в Gmail, а не пользовательскую, как в этом руководстве.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.