Как искать электронные письма в Outlook с помощью операторов и расширенного поиска?

Поиск в электронной почте — одна из рутинных задач, которые почти все из нас выполняют. Microsoft Outlook предлагает функцию поиска, которая использует службу поиска Windows для поиска электронных писем из ваших учетных записей. Во многих случаях вы можете не найти правильные электронные письма, и вам нужно будет точно настроить ключевые слова для получения точных результатов. В этой статье мы объясним, как эффективно искать электронные письма в Outlook, используя операторы поиска и меню поиска.

Использование поиска по электронной почте в Outlook

Outlook имеет отдельную функцию поиска для электронных писем, контактов и элементов календаря. В этой статье мы сосредоточимся на поиске по электронной почте, а не на поиске по контактам/календарю. В нашей предыдущей статье мы объяснили, как исправить проблемы, когда поиск электронной почты Outlook не работает должным образом. Помимо этих сбоев, поиск электронной почты в Outlook имеет следующие ограничения.

• Любые числа менее 5 цифр игнорируются при поиске электронной почты Outlook. Если вы хотите найти электронное письмо, содержащее 12345, поиск 1234 не даст никаких релевантных результатов. Однако поиск только по ключевому слову покажет результаты, включая все варианты — например, поиск tom покажет результаты tommy. Outlook проверит ключевое слово в теме, поле адреса и тексте сообщения.
• Знаки препинания в ключевых словах при поиске игнорируются. Однако ключевые слова в кавычках приведут к точному совпадению.
• Outlook ограничит результаты показом 250 электронных писем, чтобы избежать проблем с производительностью.
• Результаты будут неточными при поиске на нескольких языках.

В любом случае, использование правильных ключевых слов в поиске по электронной почте значительно повысит точность результатов поиска.

Полный список операторов поиска Outlook

Помимо простого ввода имени или ключевого слова и поиска, в Outlook также есть огромный список поисковых операторов и ярлыков для фильтрации результатов поиска. Вы можете понять эти ярлыки, чтобы использовать их при поиске и получать точные результаты. Обязательно используйте заглавные буквы и кавычки, как показано в первом столбце. Кроме того, вам не нужно использовать мышь, чтобы перейти к окну поиска. Просто нажмите клавиши быстрого доступа «Control + E», чтобы переместить фокус на поле поиска и начать вводить запрос.

Оператор поискаОжидаемый результатjhon AND doeПоказывает электронные письма, в которых есть и Jhon, и Doe. Он включает в себя все варианты, такие как Jhony.john ИЛИ doeItems с Jhon, Doe или обоими. john NOT doeПоказывает только Jhon и все варианты, кроме Doe.from:»jhon»Показывает предметы, полученные от Jhon.from:»jhon» about:»презентация» Все электронные письма от Джона, содержащие слово «представление» в теме, теле или во вложении. ”report”Все электронные письма, содержащие слово report в строке темы.cc:”jhon doe” Ищет электронные письма, помеченные Jhon Doe в CC.cc:”(email protected)”Ищет электронные письма, помеченные (email protected) в CC.category:nameShow results с указанным именем категории.messagesize:<1 MBFilter сообщения электронной почты размером менее 1 MB.messagesize:>1 MBFilter сообщения электронной почты размером более 1 MB.messagesize:tinyShows сообщения менее 10 KB.messagesize:smallShows сообщения электронной почты от 10 до 25 КБ в размере.messagesize:mediumResult показывает электронные письма размером от 25 до 100 КБ.messagesize:largeПоказывает электронные письма размером от 100 до 500 КБ. МБ в размере.due:последняя неделяСообщения электронной почты, помеченные и подлежащие исполнению на прошлой неделе.hasflag:trueЭлементы, имеющие контрольный флаг.received:dateСообщения электронной почты, полученные в этот день. Формат даты должен быть таким же, как формат даты вашей системы, который вы можете увидеть на панели задач в левом нижнем углу. Например, 12.09.2022 на 12 сентября 2022. Получено: «на этой неделе» Показывает электронные письма, полученные на этой неделе. Вы можете использовать форматы даты, такие как этот месяц, прошлый месяц, прошлая неделя, сегодня, вчера или точную дату. Обязательно используйте кавычки при использовании такой фразы, как «на этой неделе», и кавычки не требуются для поиска по одному слову, например, вчера. читайте: noView непрочитанные электронные письма.

Примеры использования оператора поиска по электронной почте в Outlook

Ниже приведены некоторые примеры объединения и использования нескольких операторов поиска в поиске по электронной почте Outlook.

1. Найдите полученные электронные письма

Чтобы найти электронные письма от Джона Доу, полученные на этой неделе, содержащие слово «отчет» в теме и прикрепленные файлы.

от: «Джон Доу» получил: «на этой неделе» есть вложение: да тема: «отчет» 2. Найдите отправленные электронные письма

Ищите электронные письма, отправленные Джону с вложениями и размером более 5 МБ. В этом случае обязательно выберите «Отправленные», «Все почтовые ящики» или «Все элементы Outlook» для просмотра отправленных писем. В противном случае поиск по: с текущей папкой как «Входящие» не покажет никаких результатов, что касается: относится только к папке «Отправленные».

to:»Джон» имеетприложение:да размер сообщения:огромный

Примечание: Outlook покажет предложение после того, как вы наберете операторы from: и to:, чтобы вы могли легко выбрать отправителя/получателя из списка.

3. Фильтровать непрочитанные с условиями

Когда у вас есть тысячи непрочитанных писем, вы можете использовать непрочитанный оператор вместе с другими условиями, чтобы получить точные результаты. Например, приведенный ниже запрос приведет к получению всех непрочитанных электронных писем, полученных от Джона Доу 22 августа 2022 г. или 23 августа 2022 г., с размером сообщения от 500 КБ до 1 МБ.

от: «Джон Доу» (получено: 22.08.2022 ИЛИ 23.08.2022) размер сообщения: очень большой

Использование меню поиска в Outlook

Если вы не можете вспомнить операторы поиска, альтернативным вариантом является использование меню «Поиск» в Outlook. По умолчанию Outlook не отображает меню поиска. Он автоматически появится, когда вы нажмете внутри окна поиска. В качестве альтернативы сначала нажмите «Control + E», и если вы видите предложения, нажмите клавишу «Alt» или щелкните строку заголовка, чтобы закрыть предложения и просмотреть меню поиска.

Использование меню поиска в Outlook

Использование меню добавит точно такие же операторы поиска в поле поиска. Однако вам не нужно беспокоиться об этом, а просто нажимайте пункты меню и получайте результаты. Вы можете использовать такие фильтры, как «от», «кому», «тема», «есть вложения», «непрочитанные», «категории», «помечены» и т. д.

Использование меню поиска для получения результатов

Если вы хотите выполнить расширенный поиск, щелкните значок с горизонтальными точками, отображаемый как «Дополнительные команды» в конце панели инструментов. Перейдите в меню «Инструменты поиска > Расширенный поиск» из списка. Кроме того, вы можете нажать сочетание клавиш «Control + Shift + F», чтобы открыть диалоговое окно расширенного поиска электронной почты в Outlook.

Расширенный поиск в электронной почте Outlook

Поскольку «Расширенный поиск» является распространенной функцией в Outlook, обязательно выберите «Сообщения» в раскрывающемся списке «Искать:», чтобы фильтровать только электронные письма в результате. Вы также можете выбрать «Любой тип элемента Outlook» и выбрать учетную запись электронной почты для поиска. Для добавления фильтров доступны три вкладки:

• Любые предметы – здесь вы можете ввести ключевое слово, выбрать из или для адреса и ограничить поиск на основе времени создания/отправления/получения/изменения.

Настройки Расширенные Фильтры поиска на вкладке «Сообщения» в Outlook

• Больше вариантов – здесь вы можете фильтровать элементы по категориям, прочитанным/непрочитанным, помеченным, размеру, важности, а также прикрепленным или нет.

Использование дополнительных вариантов в расширенном поиске Outlook

• Передовой – если вы не можете найти фильтры на двух вкладках выше, то в этом разделе можно создать собственный фильтр. Нажмите на раскрывающийся список «Поле» и выберите «Все поля почты». Вы увидите огромный список почтовых полей, доступных в Outlook, и выберите то, которое хотите использовать для поиска. После этого выберите условие и установите значение из соответствующих выпадающих списков. Наконец, нажмите кнопку «Добавить в список», чтобы включить критерии в список поиска.

Создание пользовательского запроса расширенного поиска в Outlook

Вы можете использовать параметры на вкладках вместе, чтобы создать сложный запрос и нажать кнопку «Найти сейчас», чтобы получить результаты. Расширенный инструмент поиска покажет найденные результаты в виде списка. Вы можете дважды щелкнуть письмо, чтобы открыть его в новом окне и прочитать содержимое. Это единственная проблема, поскольку вы не можете видеть предварительный просмотр, как при использовании окна поиска Outlook.

Результаты поиска в расширенном поиске Outlook