Как использовать слияние в Word?

Слияние писем — это функция Microsoft Word, которая позволяет персонализировать раздел для каждой копии аналогичного документа. Это позволяет вам использовать список контактов или другие части документа, хранящиеся в базе данных (это могут быть списки слияния писем Word, электронные таблицы Excel, доступ или другие формы баз данных). Другими словами, слияние почты позволяет пользователям создавать набор документов с аналогичным макетом и содержимым, но с другой информацией в некоторых разделах.

Связанный: Как изменить имя встроенного файла в документах Office?

Когда использовать слияние в Microsoft Word?

В основном эта функция используется для создания одинаковых писем, этикеток или электронных писем для разных получателей. Вы также можете использовать этот инструмент для персонализации отчетов, информационных бюллетеней или любых других документов и отправки электронной почты различным контактам в вашем списке рассылки. Как правило, слияние почты может быть полезно, когда вы хотите создать несколько выходных документов с фиксированным содержимым, например фирменным бланком, и конкретными частями с данными, различающимися в зависимости от конкретного источника данных.

Различные компоненты слияния почты

  • Основной документ — документ Word, содержимое которого будет одинаковым для всех выходных данных. Это может быть обычный текст, объединяющий текст, направляющий текст, фирменный бланк компании и так далее.
  • Источник данных — база данных со списком данных, которые меняются в зависимости от выходных данных слияния (например, получатели вашего ежемесячного информационного бюллетеня).
  • Объединить документ — результат, полученный при объединении основного документа с источником данных.

В этом руководстве мы покажем вам, как использовать функцию слияния почты в MS Word.

Использование слияния в Microsoft Word

  • Для начала откройте новый документ, шаблон или существующий основной документ в Word.
  • Перейдите в меню «Рассылки» и на ленте щелкните стрелку «Начать слияние», чтобы развернуть.
  • Выберите последний вариант «Пошагово…», чтобы запустить мастер слияния.
Начать слияние
Начать слияние
  • В правой части документа откроется мастер слияния почты. Выберите тип документа, который вы хотите подготовить, и нажмите «Далее» в нижней части мастера.
тип документа
тип документа

Связанный: Как читать электронные книги в Microsoft Word?

Выбор основного документа

Здесь вам нужно выбрать свой стартовый документ.

  • Если текущий документ является вашим основным, выберите первый вариант и продолжайте добавлять получателя.
  • В некоторых случаях у вас может быть шаблон, который вы используете для своих писем. Если это так, отметьте опцию шаблона, а затем нажмите «Выбрать шаблон», чтобы выбрать из ваших сохраненных шаблонов.
Выбрать шаблон
Выбрать шаблон
  • Когда у вас будет готов основной документ, отметьте вариант существующего документа и нажмите кнопку «Открыть», чтобы выбрать конкретный файл в хранилище вашего ПК.
Существующая главная
Из существующего документа

Примечание: После выбора шаблона или существующего файла документ загружается, и параметр переключается на «Использовать текущий документ».

Добавление данных (получателей) к слиянию

MS Word предоставляет вам три варианта добавления данных из источника.

Выбрать список из существующего списка
  • Вы можете хранить свои данные в базе данных (Excel, Access и т. Д.). Выберите «Использовать существующий список», щелкните ссылку «Обзор», чтобы указать список, который вы хотите объединить.
  • Выберите источник данных и нажмите «ОК», чтобы добавить список.
Просмотреть список
Просмотреть список
  • Вы можете добавить несколько источников данных, щелкнув ссылку «Выбрать другой список». Кроме того, нажав ссылку «Редактировать…», вы можете редактировать свой список, выбирая только те фрагменты данных, которые вам интересны.
Редактировать список
Редактировать список
Выберите Список из контактов Outlook
  • Выберите вариант выбора данных получателя из почтовых контактов Outlook.
  • Нажмите «Выбрать папку контактов», выберите свой профиль Outlook и нажмите кнопку «ОК».
Контакты Outlook
Контакты Outlook

Связанный: Как добавить оглавление в Word?

Создать список в Word
  • Третий вариант позволяет вам создать новый список в MS Word для слияния почты.
  • Щелкните «Введите новый список», а затем кнопку «Создать» в нижней части.
  • Откроется табличное представление, в котором вы можете добавить и сохранить список получателей.
  • Введите данные получателя и нажмите «ОК», затем сохраните документ.
Новый список
Новый список

Редактирование основного документа

  • Теперь перейдите на следующую страницу, чтобы отредактировать основной документ.
  • Если вы выбрали пустой документ, добавьте свое содержимое в документ и укажите место для слияния данных.
  • Щелкните ссылку «Блокировать адрес», чтобы изменить порядок отображения сведений о получателе.
  • Выберите предпочтительный стиль и нажмите «ОК», чтобы вставить адрес.
Блок адреса
Блок адреса
  • В разделе «Линии приветствия» выберите приветствие и нажмите «ОК».
приветствие
приветствие
  • Если вам нужно добавить больше деталей, перейдите в «Другие элементы» и вставьте дополнительные поля.
  • Когда вы закончите, ваш документ должен выглядеть примерно так.
Документ слияния почты
Документ слияния почты

Связанный: Как исправить медленный Microsoft Word?

Предварительный просмотр выходных документов

  • Нажмите «Далее», чтобы перейти к мастеру предварительного просмотра. Используйте двойные стрелки влево и вправо для предварительного просмотра нескольких персонализированных документов.
Предварительный просмотр слияния писем
Предварительный просмотр слияния писем
  • Вы можете найти функцию для поиска конкретного получателя. После того, как вы проверили детали, нажмите «Далее», чтобы завершить слияние.

Сочетания клавиш для слияния почты

Вот некоторые из сочетаний клавиш при использовании функции слияния писем.

кратчайший путь Описание
Alt + Shift + K Предварительный просмотр слияния писем
Alt + Shift + N Объединить документ
Alt + Shift + M Распечатать объединенный документ
Alt + Shift + E Редактировать данные слияния писем
Alt + Shift + F Вставить поле слияния
Alt + Shift + D Вставить поле ДАТА
Alt + Control + L Вставить поле LISTNUM
Alt + Shift + P Вставить поле страницы
Alt + Shift + T Вставить поле ВРЕМЯ
Ctrl + F9 Вставить пустое поле
Control + Shift + F7 Обновить связанные данные
F9 Обновить выбранные поля
Control + Shift + F9 Удалить ссылку из поля.
Shift + F9 Переключить код и результат для выбранного поля
Alt + F9 Переключить все коды полей и результаты
Alt + Shift + F9 Запустите GOTOBUTTON или MACROBUTTON
F11 Следующее поле
Shift + F11 Предыдущее поле
Ctrl + F11 Блокировка поля
Control + Shift + F11 Разблокировать поле

Заключение

Если вы хотите отправить одно и то же письмо нескольким получателям, распечатать этикетки или подготовить персонализированный, но стандартный документ, вы можете использовать слияние писем вместо создания столько документов, сколько указано в вашем списке. Функция слияния почты позволяет вам объединить ваш основной документ с источником данных, чтобы получить идентичные документы с уникальными деталями в некоторых разделах.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.