Как настроить быстрые действия в Microsoft Outlook?

Outlook — популярный почтовый клиент, используемый во многих крупных организациях. Это факт, что около 80% времени людям приходится постоянно выполнять одни и те же действия при использовании электронной почты Outlook. Это может быть отправка электронного письма вашему менеджеру в заранее определенном формате или автоматическая пересылка писем в папки для организации. Повторное выполнение одного и того же действия — задача, требующая много времени, и Outlook предлагает решение под названием «Быстрые действия». В этой статье мы объясним, как настроить быстрые действия в Microsoft Outlook.

Связанный: Как использовать быстрые части в Microsoft Word?

Доступ к быстрым действиям в Microsoft Outlook

У вас есть два способа использовать быстрые действия в Outlook: один — использовать действия по умолчанию, а второй — создавать настраиваемые действия для ваших нужд. Outlook предлагает ряд предустановленных быстрых действий, к которым вы можете получить доступ с ленты на вкладке «Главная».

Быстрые шаги в Outlook
Быстрые шаги в Outlook

Щелкните стрелку вниз, чтобы развернуть список. Хотя есть предопределенные быстрые действия, вам все равно нужно настроить действие в первый раз.

Предопределенные быстрые действия в Outlook 2016
Предопределенные быстрые действия в Outlook 2016

Пример случая

Допустим, вам нужно часто пересылать электронные письма своему менеджеру. Без Quick Steps вам необходимо выполнить следующие шаги:

  • Откройте письмо и нажмите на вариант пересылки. Также можно щелкнуть правой кнопкой мыши по электронному письму и выбрать «Вперед».
  • После этого вам необходимо ввести адрес электронной почты вашего менеджера.
  • Наконец, щелкните отправить электронное письмо, чтобы завершить задачу.

Вы можете выполнить все эти шаги одним щелчком мыши с помощью Quick Steps. Однако сначала вам нужно настроить шаги в первый раз.

Первоначальная настройка для заранее определенных быстрых шагов

Щелкните опцию «К менеджеру» в предварительно определенных быстрых действиях. Если вы не видите эту опцию, прочтите следующий раздел о том, как создать новые быстрые действия.

Первичная настройка в первый раз
Первичная настройка в первый раз
  • Введите адрес электронной почты вашего менеджера в поле Кому. Если вы хотите настроить, нажмите кнопку «Параметры», чтобы открыть всплывающее окно «Изменить быстрые действия».
Редактировать быстрые шаги
Редактировать быстрые шаги
  • Во всплывающем окне «Редактировать быстрые действия» вы можете изменить тему, добавить копию, добавить скрытую копию, установить флаг и важность.
  • Вы также можете добавить текст и запланировать сообщение с задержкой в ​​1 минуту.
  • Нажмите кнопку «Добавить действие», чтобы добавить дополнительное действие, например, после пересылки, ответа на электронное письмо или перемещения электронного письма в указанную папку. Вы можете создать новую папку, например «Электронное письмо, отправленное менеджеру», и добавить второе действие, чтобы переместить электронное письмо в эту папку. Таким образом, вы можете легко отслеживать электронные письма, пересылаемые вашему менеджеру.
  • Настройте ярлык и всплывающую подсказку для действия.
  • Нажмите кнопку «Сохранить» во всплывающих окнах, чтобы применить изменения.

Теперь, когда вы выполнили первую настройку Quick Steps для его использования. Прежде чем использовать быстрые действия, давайте также обсудим создание ваших настраиваемых действий.

Настроить индивидуальные быстрые действия

Если вы хотите сделать что-то, не перечисленное в предопределенных быстрых шагах, нажмите «Новый быстрый шаг> Пользовательский».

Создание настраиваемых быстрых шагов в Outlook
Создание настраиваемых быстрых шагов в Outlook

Вы увидите то же всплывающее окно «Редактировать быстрый шаг».

  • Введите имя для своего Quick Step.
  • Щелкните раскрывающееся меню «Выбрать действие», чтобы просмотреть список доступных параметров.
Создание нового быстрого шага
Создание нового быстрого шага
  • Допустим, вы хотите настроить Quick Step для «Отметить как непрочитанное». Выберите вариант из раскрывающегося списка.
  • Щелкните раскрывающийся список ярлыков и выберите существующий ярлык для отмены быстрого действия. Outlook предлагает диапазон сочетаний клавиш от «Control + Shift + 1» до «Control + Shift +9». К сожалению, вы не можете создать собственный ярлык для отмены быстрых шагов.
Ярлык настройки для Quick Step
Ярлык настройки для Quick Step
  • Введите текст всплывающей подсказки, который будет отображаться при наведении указателя мыши на имя быстрых шагов на ленте.
  • Нажмите кнопку «Готово», чтобы завершить настройку.
  • Вы можете увидеть, что только что созданный шаг появляется на ленте, как показано ниже.
Просмотр пользовательских быстрых шагов
Просмотр пользовательских быстрых шагов

Применение быстрых шагов

Теперь, когда вы знаете, как в первый раз настроить Quick Steps по умолчанию, а также создать новый для ваших нужд. Вы можете использовать их одним щелчком мыши.

  • Сначала выберите электронное письмо и нажмите «Быстрые действия» на ленте.
  • В приведенном выше примере «Отметить как непрочитанное» вы можете использовать сочетания клавиш «Control + Shift + 1», чтобы сделать письмо непрочитанным. Точно так же вы можете переслать электронное письмо своему менеджеру и переместить его в указанную папку одним щелчком мыши.

Управление быстрыми действиями

Вы можете запутаться, если у вас много быстрых шагов. Чтобы управлять всеми существующими быстрыми действиями, щелкните небольшой значок в правом нижнем углу группы быстрых действий на ленте. Вы увидите всплывающее окно «Управление быстрыми действиями», как показано ниже.

Управляйте быстрыми действиями
Управляйте быстрыми действиями

Здесь вы можете просмотреть все доступные быстрые действия в Outlook.

  • Вы можете редактировать, дублировать или удалять Быстрый шаг.
  • Создайте новый Quick Steps, нажав кнопку «New» и выбрав нужный вариант.
  • Используйте кнопки со стрелками вверх или вниз, чтобы переместить элементы и изменить порядок. Таким образом, вы можете держать наиболее важные быстрые действия в верхней части списка на ленте.

Быстрые шаги против правил

Обратите внимание, что в Outlook также есть правила для перемещения электронных писем в папки. Однако быстрые действия — полезное дополнение к существующим правилам в Outlook. Разница между быстрыми действиями и правилами заключается в том, что вам нужно вызывать быстрые действия вручную, а правила работают автоматически.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *