Как настроить ответ вне офиса в Microsoft Outlook?

Outlook — один из самых удобных почтовых клиентов, независимо от того, используете ли вы его в компании или в личных целях. Очевидно, вы не можете работать все время и вам нужно сделать перерыв из-за болезни или отпуска. В таком случае рекомендуется сообщить отправителям электронной почты, что вы не в офисе и о возможном времени, когда вы можете ответить на их электронные письма. ООО — популярный термин в организациях для обозначения отсутствия на работе. В этой статье мы объясним, как настроить ответ об отсутствии на работе в электронных письмах Microsoft Outlook.

Связанный: Как исправить медленные электронные письма Outlook?

Как настроить ответ вне офиса в Microsoft Outlook?

Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы настроить автоматические ответы об отсутствии на работе в Outlook:

  • Запустите Outlook и перейдите в меню «Файл> Информация». Если у вас есть несколько писем в Outlook, выберите, из какого письма вы хотите запускать автоматический ответ.
  • Нажмите кнопку «Автоматические ответы».
Автоматические ответы в Outlook
Автоматические ответы в Outlook
  • Вы увидите два варианта отключения и включения автоматического ответа на электронную почту.
  • Выберите опцию «Отправить автоматические ответы». Теперь вы увидите, что Outlook включает все остальные параметры для редактирования.
Включить автоматические ответы
Включить автоматические ответы

Связанный: Как настроить электронную почту для домена GoDaddy?

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Настройка диапазона времени для автоматического ответа

Если вы включите автоматический ответ, Outlook рассмотрит возможность отправки автоматического ответа немедленно без даты окончания. Это полезно, если вы навсегда закрываете электронную почту или собираетесь в длительный отпуск по беременности и родам. В этом случае введите соответствующее сообщение в текстовое поле и нажмите «ОК», чтобы применить изменения.

Однако уход в отпуск на неопределенный срок — не общий случай. Вы можете взять день или неделю на болезни или отпуск. В этом случае вам следует установить точное время, в которое вы хотите отправить автоматический ответ.

  • Нажмите на опцию «Отправлять только в течение этого временного диапазона».
  • Выберите дату / время начала и окончания.

Автоответчик на сообщение

После настройки дат от и до следующим шагом является ввод сообщения в качестве ответа отправителю электронной почты. Вы можете отправлять автоответы людям, у которых есть адрес электронной почты вашей компании, а также от посторонних.

  • Введите соответствующее сообщение на вкладке «Внутри моей организации». Вы можете отформатировать ответ, установив другой шрифт, размер и цвет. Нажмите «ОК» и закройте всплывающее окно, чтобы отправить автоматический ответ в указанное время.
  • Если вы хотите отправить ответ людям за пределами вашей компании, перейдите на вкладку «За пределами моей организации».
  • Включите параметр «Автоответчик для ответа за пределами моей организации». Вы можете отвечать только людям из ваших контактов или всем людям, которые отправляют вам электронное письмо в период отсутствия на работе.
  • При необходимости введите содержание и формат сообщения.
  • Нажмите «ОК», чтобы применить изменения.
Настройка автоответа вне организации
Настройка автоответа вне организации

Вот и все; вы настроили ответ ООО в Outlook. Не забудьте ввести содержательное сообщение с четкими деталями. Ниже приведен пример сообщения об отсутствии на работе с указанием причины отпуска, времени возвращения, альтернативного контакта и номера телефона для экстренной связи (если хотите).

Уважаемый отправитель,
[] Я нахожусь на больничном; на вашу электронную почту ответят после того, как я вернусь.
[x] Я нахожусь в отпуске с очень ограниченным доступом к своей электронной почте.
[x] Я нахожусь в отпуске с очень ограниченным доступом к своей электронной почте.

Я вернусь 26 апреля 2019 года, и вы можете связаться с xxxxx по любым вопросам.
В экстренных случаях звоните на мой мобильный телефон xxxxxxxx.

Спасибо и всего наилучшего,
Ваше имя

Связанный: Повысьте производительность труда с помощью этих советов по Outlook.

Настройка правил

Самое интересное — настроить правила для отправки автоматического ответа только на определенные электронные письма. Нажмите кнопку «Правила» во всплывающем окне автоматических ответов и снова нажмите «Добавить правило…».

Добавление правила в ООО сообщения
Добавление правила в ООО сообщения

В диалоговом окне «Редактировать правило» настройте правило, которое хотите применить. Например, введите адрес электронной почты отправителя, чтобы Outlook отправлял автоматический ответ только этому отправителю. Другие отправители НЕ получат автоматический ответ. С другой стороны, вы можете рассмотреть возможность отправки автоответа только на электронные письма, отправленные вам напрямую с вашим адресом электронной почты в поле «Кому». Таким образом, вы можете игнорировать сотни писем, приходящих к вам с вашим адресом электронной почты в поле CC.

Правило установки
Правило установки

Тестирование автоответа

Outlook покажет предупреждающее сообщение, когда вы откроете Outlook в период отсутствия на работе. Вы также можете отправить тестовое электронное письмо на свой идентификатор, чтобы получить ответ ООО.

Вне офиса включен в Outlook
Вне офиса включен в Outlook

Связанный: Как вставить смайлы в электронные письма Outlook?

Отключить ответ «Нет на рабочем месте»

Если вы хотите отключить ответ ООО в течение указанного периода, откройте Outlook и нажмите «Отключить», чтобы отключить настройки ООО. Вы также можете перейти в меню «Файлы> Информация» и отключить автоматические ответы.

Отключить ответ
Отключить ответ «Нет на рабочем месте»

В противном случае настройки автоматически истекут через указанное время.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *