Как отправлять зашифрованные электронные письма из Outlook Online без цифрового идентификатора, чтобы предотвратить пересылку и копирование?

Люди часто пересылают ваши электронные письма или копируют их содержимое и отправляют другим. Когда вы отправляете конфиденциальные электронные письма нескольким получателям, важно принять меры предосторожности, чтобы предотвратить неправомерное использование ваших электронных писем. Например, вы можете отправить клиенту предварительное предложение или счет, который вы не хотите пересылать или распечатывать. В таких случаях вы когда-нибудь задумывались, как предотвратить пересылку, печать и копирование ваших электронных писем? Microsoft предлагает решение этой проблемы в Outlook, отправляя зашифрованные электронные письма. Здесь я объясню, как вы можете сделать это из онлайн-редактора Outlook с подпиской на Microsoft 365.

Зашифрованные электронные письма в приложении Outlook

Чтобы зашифровать электронную почту с помощью приложения Outlook, на вашем компьютере должны быть установлены действительный цифровой идентификатор и сертификат. В противном случае вы увидите ошибку, как показано ниже, чтобы получить действительный идентификатор при нажатии на кнопку «Отправить».

Предупреждение о цифровом идентификаторе в приложении Outlook

Если у вас есть цифровое удостоверение личности, щелкните маленькую стрелку, чтобы развернуть группу «Теги» при создании электронного письма. Либо перейдите в меню «Файл» и нажмите кнопку «Свойства». Откроется диалоговое окно «Свойства» и нажмите кнопку «Настройки безопасности…».

Откройте параметры безопасности приложения Outlook.

Во всплывающем окне «Свойства безопасности» установите флажок «Шифровать содержимое сообщения и вложения». Нажмите «ОК», а затем «Закрыть», чтобы закрыть все открытые диалоговые окна.

Включить шифрование в свойствах безопасности сообщения Outlook

Вы можете отправить электронное письмо, если у вас установлен цифровой сертификат, в противном случае вы получите сообщение об ошибке, как показано выше.

Отправка зашифрованных электронных писем из Outlook Online Editor без цифрового идентификатора

Хорошо, что вы можете отправить зашифрованное электронное письмо в Outlook без цифрового сертификата, используя онлайн-редактор Outlook. Однако для использования этой функции у вас должна быть действующая подписка на Microsoft 365.

Откройте онлайн-редактор Outlook.

• Когда вы находитесь в редакторе Outlook, нажмите кнопку «Новая почта».

Создать новую электронную почту в Outlook Online

• Перейдите на вкладку «Параметры» и щелкните значок «Зашифровать» на ленте.
• Затем выберите опцию «Не пересылать». Если вы хотите зашифровать только содержимое, выберите опцию «Зашифровать».

Выберите параметр шифрования в Outlook Online Editor.

• Outlook покажет уведомление о том, что «Это сообщение будет зашифровано и не может быть перенаправлено», как показано ниже.

Добавлено шифрование с параметром «Не пересылать» в Outlook

• Введите содержимое электронной почты, заполните адреса «Кому» и нажмите кнопку «Отправить».

В отличие от приложения Outlook, вы НЕ увидите никаких требований к цифровому идентификатору, и ваше электронное письмо будет успешно отправлено всем получателям. Microsoft применит собственное шифрование и отправит защищенные электронные письма.

Чтение зашифрованных писем Outlook в Gmail

Как вы видите на приведенном выше экране, я отправил зашифрованное электронное письмо без пересылки из учетной записи Outlook в свою учетную запись Gmail. Вы можете отправлять зашифрованные электронные письма на Gmail, Yahoo! или на любую другую учетную запись электронной почты. Ниже приведен процесс чтения зашифрованных электронных писем, и здесь я объясню с помощью Gmail.

• Откройте полученное зашифрованное письмо в папке «Входящие» Gmail. Вы просто увидите тему без содержимого электронной почты и уведомление с упоминанием «Шифрование сообщений с помощью Microsoft Office 365».
• Нажмите на кнопку «Прочитать сообщение».

Зашифрованная электронная почта не показывает сообщения в Gmail

• Это откроет веб-сайт Outlook и попросит вас пройти аутентификацию с использованием учетной записи Google или получить собственный код доступа. Нажмите кнопку «Получить пароль», если вы не хотите использовать Gmail для аутентификации.

Получите аутентификацию от Google или пароль

• Microsoft отправит восьмизначный пароль на вашу учетную запись Gmail.

Код-пароль отправлен на Gmail ID

• Проверьте свой почтовый ящик Gmail, скопируйте пароль и введите его на веб-странице.

Скопируйте пароль из учетной записи Gmail

• Теперь вы можете читать содержимое зашифрованной электронной почты, отправленной из Outlook.

Чтение зашифрованной электронной почты из Outlook в Gmail

Как видите, сообщение четко помечено как «Не пересылать: получатели не могут пересылать, печатать или копировать содержимое». Все, что вы можете сделать, это просто прочитать содержимое электронной почты, а затем выйти из системы, чтобы закрыть веб-страницу.

Заворачивать

Большинство корпоративных компаний предлагают сотрудникам цифровые сертификаты, чтобы упростить отправку и получение электронных писем с помощью настольного приложения Outlook. Однако вы также можете отправлять зашифрованные электронные письма без цифрового сертификата из Outlook с помощью онлайн-редактора Microsoft 365. Microsoft будет применять собственное шифрование, а получатели должны пройти аутентификацию с помощью кода доступа и проверить содержимое в Интернете. Таким образом, вы можете избежать пересылки, печати и копирования содержимого вашей электронной почты.