Как преобразовать документ Microsoft Word в PDF?

Microsoft Word — одно из старых и популярных приложений для обработки текстов, используемых для разных целей. По умолчанию Word сохраняет документ в формате .docx, поддерживая режим совместимости с форматом .doc. Благодаря своей популярности почти все приложения для обработки форматированного текста поддерживают форматы файлов .doc и .docx. Однако проблема возникает, когда вы делитесь документом Word с другими пользователями, которые могут просматривать содержимое на разных устройствах. Наилучший вариант — преобразовать документ Word в формат PDF, чтобы содержимое было более безопасным, защищенным и в удобочитаемом формате.

Проблемы с совместным использованием документа Word

Apple предлагает Pages бесплатно на Mac, iPhone и iPad. Однако Microsoft предлагает Word как часть премиальной подписки Microsoft 365. Вы должны платить ежемесячную плату за использование последней версии Word, что заставляет многих пользователей отказываться от Word и работать с альтернативными бесплатными приложениями. Кроме того, люди также используют смартфоны для чтения вложений электронной почты и документов без установленного Word. Это может привести к различным проблемам, перечисленным ниже:

• Многие корпоративные компании используют пользовательские шрифты, которые не будут доступны для тех, кто читает документ за пределами сети.
• В Word доступно множество шрифтов, недоступных в других приложениях. Например, в Word для Mac есть популярный шрифт Source Sans Pro. Однако это недоступно в приложении Pages, и вы увидите предупреждение типа «В этом документе отсутствуют шрифты». Вам нужно выбрать шрифт замены, чтобы заменить весь документ другим шрифтом. Это может легко убить все форматирование, которое вы делали часами.

Шрифт недоступен на страницах

• Любой может редактировать документ Word и делиться обновленным содержимым без разрешения автора. Вы можете избежать этого, преобразовав его в формат PDF. В связи с этим в настоящее время многие люди делятся документами о продажах в формате PDF.
• Изображения и другие выравнивания будут сохранены в PDF, особенно когда пользователи просматривают документ на небольших мобильных устройствах.
• Файлы PDF можно открывать в браузерах Edge и Chrome без необходимости использования Acrobat или приложений для обработки текста.

Вы можете проверить преимущества использования формата PDF для ваших документов в этой статье.

Как преобразовать документ Word в формат PDF?

Есть два способа конвертировать документ Word в формат PDF.

• Вы являетесь владельцем документа Word или на вашем устройстве установлено приложение Word.
• У вас нет приложения Word, и вы получили документ Word от кого-то и хотите преобразовать его в PDF с правильным форматированием.

Давайте объясним, как использовать приложение Word на Windows, Mac и смартфонах для преобразования вашего документа в PDF, а также конвертировать онлайн без приложения Word.

1. Преобразование Microsoft Word в PDF в Windows

Если у вас есть приложение Word, документ легко преобразовать в формат PDF.

• Откройте документ и нажмите меню «Файл > Сохранить как».
• Вы увидите несколько вариантов сохранения файла и выберите «Обзор».

Перейдите в меню «Сохранить как» и просмотрите местоположение

• Откроется стандартное диалоговое окно «Сохранить как» в Windows, и Word попытается сохранить документ в стандартном формате «Документ Word» (.docx).

Меню «Сохранить как» в Word Windows

• Нажмите на раскрывающийся список «Сохранить как тип» и выберите опцию «PDF».

Выберите Сохранить как Тип PDF

• Вы увидите дополнительные параметры оптимизации для сохранения PDF-документа. Выберите «Стандартный», если вы хотите распечатать PDF-файл, в противном случае выберите «Минимальный размер», если вы хотите использовать PDF-файл для публикации в Интернете.

Выберите Оптимизацию PDF

• Установите флажок «Открыть файл после публикации» и нажмите кнопку «Сохранить».
• Преобразованный PDF-файл теперь будет открываться в приложении по умолчанию, в основном в Adobe Acrobat или в браузере Microsoft Edge.

1.1. Делитесь PDF по электронной почте без сохранения

Word также позволяет вам поделиться документом в формате PDF прямо из приложения.

• Нажмите кнопку «Поделиться», расположенную в правом верхнем углу приложения Word.
• Вы увидите всплывающее окно «Поделиться», как показано ниже, и нажмите на опцию «PDF», показывающую ниже раздел «Прикрепить копию вместо этого».

Поделиться документом Word в формате PDF в Windows

• Это откроет новое электронное письмо с вашим почтовым клиентом по умолчанию в Windows с преобразованным PDF-файлом, прикрепленным к электронному письму.
• Заполните другие данные в электронном письме и отправьте PDF-документ, не сохраняя его на свой компьютер.

Прикрепленный PDF-файл в электронной почте Outlook

Связанный: Как исправить медленный Microsoft Word при открытии и наборе текста в ваших документах?

2. Преобразование Microsoft Word в PDF на Mac

Следуйте приведенным ниже инструкциям в Word для Mac с Microsoft 365.

• Откройте документ Word и щелкните меню «Файл > Сохранить как…». Это откроет диалоговое окно для выбора места для сохранения вашего файла.

Нажмите на раскрывающийся список форматов файлов.

• Word попытается сохранить файл в формате .docx по умолчанию.
• Щелкните раскрывающийся список «Формат файла», чтобы просмотреть другие форматы файлов, доступные для сохранения вашего документа.
• Выберите опцию «PDF» из списка, доступного под заголовком «Форматы экспорта».

Выберите формат PDF

• Вы увидите параметры оптимизации PDF, аналогичные Windows. Выберите лучший вариант для электронного распространения или лучший вариант для печати в зависимости от ваших потребностей.

Выберите параметр для оптимизации PDF

• Нажмите кнопку «Экспорт», чтобы начать преобразование документа Word в PDF.
• Вы увидите процесс преобразования, и файл будет сохранен в выбранном месте.

Прогресс преобразования в Mac

У вас нет возможности открыть PDF-файл после преобразования, и вам нужно вручную перейти к месту, чтобы найти и открыть файл.

2.1. Совместное использование PDF прямо из Word для Mac

Вместо сохранения файла PDF вы можете напрямую отправить преобразованный документ PDF по электронной почте во время просмотра документа Word.

• Перейдите в меню «Файл > Поделиться» и выберите опцию «Отправить PDF».

Общий доступ к PDF в Word для Mac

• Это откроет приложение электронной почты по умолчанию на Mac и создаст новое электронное письмо с преобразованным файлом PDF в качестве вложения.
• Заполните адрес электронной почты получателя и сведения о теме, чтобы отправить файл PDF.

PDF-файл, прикрепленный к электронному письму Mac

Помните, что преобразованный PDF-файл не будет сохранен на вашем Mac этим методом.

Связанный: Как изменить имя встроенного файла в Word и Excel?

3. Преобразование Word в PDF в мобильных приложениях Word

Если у вас есть подписка на Microsoft 365, рекомендуется использовать Word и другие приложения Office на Android и iPhone с использованием одной и той же подписки. Мы объясним преобразование Word в PDF с помощью приложения Word на iPhone. Вы также можете следовать аналогичным инструкциям в приложении Android Word.

• Откройте документ в приложении Word и коснитесь значка с тремя точками в правом верхнем углу.

Настройки или Поделиться

• Вы можете отправить PDF-копию по электронной почте или экспортировать документ на свой телефон.

Отправить копию или экспорт

• Нажмите «Экспорт» и выберите формат PDF.
• Выберите место для сохранения файла, введите имя документа и нажмите «Экспорт», чтобы получить файл PDF.

Экспорт PDF-документа на устройство

• Для отправки по электронной почте либо нажмите значок «Поделиться» и выберите «Отправить копию», либо нажмите значок с тремя точками и выберите «Отправить копию».
• Измените формат на PDF и выберите почтовый клиент, чтобы отправить PDF-файл по электронной почте.

Выберите PDF и почтовый клиент

4. Преобразование Word в PDF онлайн

Существуют онлайн-конвертеры PDF для изменения формата Word в PDF. Преимущество здесь в том, что вы можете использовать эти онлайн-инструменты на мобильных и настольных компьютерах, когда у вас не установлено приложение Word.

• Перейдите в SmallPDF и получите доступ к Инструмент для конвертации PDF.
• Загрузите документ Word, и преобразование начнется автоматически.

Онлайн-конвертер Word в PDF

• Нажмите кнопку «Загрузить» и выберите «Сохранить на устройство», чтобы сохранить преобразованный PDF-файл на свое устройство. Вы также можете поделиться преобразованным PDF-документом, нажав кнопку «Поделиться».

Скачать PDF-файл

Вы можете получать два бесплатных преобразования в день и использовать Google Диск или Dropbox для загрузки и скачивания файлов. Единственная проблема с этим методом заключается в том, что вам нужно загрузить свой документ на их сервер. Поэтому это не подходит, если у вас есть надежные документы или вы можете перейти на премиум-вариант для безопасного преобразования.

Заключительные слова

Документ Word легко преобразовать в формат PDF с помощью приложения Word или сторонних инструментов. мы рекомендуем использовать формат PDF при совместном использовании документа, чтобы обеспечить безопасность содержимого.