Как сохранить лист Excel в формате PDF

Логотип Microsoft Excel на сером фоне

Сохранение электронной таблицы Excel в формате PDF может привести к путанице, и готовый файл часто выглядит не так, как мы хотим, чтобы он был представлен. Вот как сохранить лист в виде удобочитаемого чистого файла PDF.

Файлы Excel в формате PDF

Существует множество сценариев, когда вы можете сохранить документ Excel в виде файла PDF вместо электронной таблицы. Например, если вы хотите отправить только определенную часть большего листа или не хотите, чтобы она была редактируемой. Однако преобразование файла Excel в PDF может быть немного сложнее.

Мы часто не рассматриваем электронные таблицы Excel как документы с границами, страницами и полями. Однако, когда дело доходит до превращения этих файлов в документы PDF, которые можно читать, распечатывать или распространять среди других, это то, о чем вы должны знать. Ваш файл должен быть читаемым и понятным, без случайных случайных столбцов на других страницах или размеров ячеек, которые слишком малы для чтения.

Вот как превратить вашу электронную таблицу в презентабельный и печатный документ PDF.

Настройка страницы

Excel - Настройка страницы

Если вы используете Office 2008 или более позднюю версию, перейдите на вкладку «Макет страницы». Здесь вы увидите несколько параметров, сгруппированных в разделе «Параметры страницы». Вот первые три:

  • Поля: Насколько большой пробел находится между краем документа и первой ячейкой
  • Ориентация: Хотите ли вы, чтобы ваш готовый файл был в альбомной или портретной ориентации?
  • Размер: Размер страницы вашего готового документа

Они работают в основном так же, как и в документе Word, поэтому установите их исходя из того, как вы хотите, чтобы ваш готовый PDF-файл выглядел. Обратите внимание, что большинство электронных таблиц Excel лучше читаются в альбомной ориентации, чем в книжной, если только у вас мало столбцов. Листы, сохраненные в портретной ориентации, имеют столбцы, которые выходят за пределы конечной области печати, что может затруднить навигацию и чтение документа.

Кроме того, вы можете добавить верхний и нижний колонтитулы в ваш окончательный макет. Нажмите стрелку в правом нижнем углу раздела «Параметры страницы», затем перейдите на вкладку «Верхний / нижний колонтитул». Вы можете выбрать один из сгенерированных параметров Office или создать свой собственный, используя функцию «Настройка».

Excel - верхний и нижний колонтитулы

У вас также есть возможность изменить фон вашей распечатки. Для этого нажмите кнопку «Фон» в «Параметры страницы». Вы можете выбрать изображение на своем ноутбуке или в облаке, и это изображение будет размещено по всему листу.

Определение области печати и подгонки

Далее вам необходимо определить, какую область нужно превратить в PDF, а также, сколько строк и столбцов будет на каждой странице.

Первый способ определить область — использовать щелчок и перетаскивание, чтобы выбрать все ячейки в документе. Затем перейдите в «Параметры страницы»> «Область печати»> «Установить область печати». Это создаст тонкую серую линию вокруг всей области, которая будет напечатана. Когда вы создаете свой PDF, все, что находится за пределами этой области, не будет включено. Вы также можете ввести ячейки вручную, щелкнув стрелку в левом нижнем углу и выбрав «Листы»> «Область печати».

Excel - область печати

Как и в Microsoft Word, вы также можете создавать разрывы страниц для сегментирования различных таблиц. Эти разрывы страниц могут быть как горизонтальными, так и вертикальными. Перейдите в ячейку, в которую вы хотите поместить разрыв страницы, щелкните вкладку «Макет страницы» на ленте и выберите «Параметры страницы»> «Разрывы страниц»> «Вставить разрыв страницы». Это создаст разрыв прямо над и слева от вашей текущей ячейки.

Excel - разрывы страниц

Еще одна важная вещь, которую нужно сделать, это определить опцию Scale to Fit. Справа от параметров страницы вы увидите три параметра: Ширина, Высота и Масштаб. Параметры «Ширина» и «Высота» позволяют указать, на скольких страницах будут отображаться строки или столбцы таблицы. Например, если у вас много строк, а всего несколько столбцов, установка ширины на одну страницу является идеальной. Масштаб, с другой стороны, будет определять общее изменение размера всей области печати.

Excel - Масштаб, чтобы соответствовать

Параметры листа

Последнее меню, на которое следует обратить внимание, это Параметры листа. Это настройки, которые влияют на внешний вид вашего окончательного печатного листа. Чтобы получить доступ к полным параметрам листа, нажмите стрелку в нижнем левом углу разделов «Параметры листа».

Excel - Параметры листа

Вот обзор различных настроек, которые вы можете сделать в этом меню:

  • Заголовки печати: Можно зафиксировать определенные строки и столбцы на месте, чтобы они отображались на каждой странице, например, заголовки и метки.
  • Сетки: Это позволяет установить, следует ли отображать линии сетки, то есть линии между ячейками, которые появляются, когда на них нет закрашенных границ.
  • Рубрики: Это позволяет отображать заголовки, которые представляют собой фиксированные буквенные (A, B, C) и числовые (1, 2, 3) метки на осях X и Y электронных таблиц Excel.
  • Комментарии, заметки и ошибки: Это отображает встроенные комментарии, заметки и предупреждения об ошибках в итоговом документе.
  • Заказ печати: Это позволяет вам указать, создавать ли документ первым или сразу первым.

В этом меню вы можете перейти к экрану «Предварительный просмотр», где вы сможете увидеть ваш окончательный документ. Вы также можете перейти на экран с помощью комбинации клавиш Ctrl + P.

СВЯЗАННЫЕ С: Как напечатать рабочий лист с комментариями в Excel

Сохранение или печать в формате PDF

Если ваш документ правильно отформатирован и готов к работе, существует два способа создания PDF.

Чтобы сохранить файл в формате PDF в Excel, откройте диалоговое окно «Сохранить как» и выберите «PDF» в раскрывающемся меню «Сохранить как тип». Кроме того, вы можете перейти в Экспорт> Экспорт в XPS / PDF. Отсюда у вас есть несколько вариантов. Вы можете решить, следует ли оптимизировать файл для Стандартного или Минимального, который будет определять окончательное качество и размер файла документа. Затем вы можете нажать «Опции», чтобы выбрать область для публикации:

  • Выбор: Текущие ячейки, которые вы выбрали
  • Активные листы: Текущий лист, в котором вы находитесь
  • Целые рабочие книги: Все книги в текущем файле, над которым вы работаете
  • Стол: Определенная таблица, созданная вами в Microsoft Excel

Вы также можете игнорировать заданную вами область печати.

Excel - Сохранить как PDF

Вы также можете распечатать файл в формате PDF. Microsoft имеет встроенный PDF-принтер, который называется Microsoft Print to PDF, который вы можете выбрать в раскрывающемся меню принтера. Если у вас есть другой привод PDF, например, Adobe PDF, Foxit или PDF Xchange, вы также можете использовать один из них. Прежде чем нажать «Печать», просмотрите предварительный просмотр и убедитесь, что все выглядит правильно.

Excel - печать в формате PDF

СВЯЗАННЫЕ С: Как напечатать в PDF в Windows: 4 совета

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *